KI-Automation.

Ihr Büro verliert Zeit an Arbeit, die keine Entscheidung verlangt: dieselbe Adresse zweimal tippen, Daten von einem Programm ins nächste kopieren, einem Anruf hinterhertelefonieren, der im Tagesgeschäft liegen geblieben ist. KI-Automation holt diese Zeit zurück. Wir verbinden die Systeme, die Sie schon nutzen, und setzen KI-Agenten für klar abgegrenzte Routineaufgaben ein. Ihr Team behält die Gespräche und die Entscheidungen.

Wir übernehmen dafür die ganze Kette: Wir nehmen Ihre Abläufe auf, bauen die Verbindungen und Agenten, betreiben sie und passen sie an, wenn sich Ihr Geschäft ändert. Sie brauchen dafür keine eigenen Entwickler. Den Nutzen messen wir in eingesparten Stunden, kürzerer Bearbeitungszeit und verlorenen Anfragen, und zwar gegen einen Ausgangswert, den wir vorher festhalten.

Was das konkret heißt, steht auf dieser Seite. Zwei Begriffe vorab: Ein Workflow ist ein festgelegter Ablauf, den ein System selbstständig abarbeitet, etwa: Anfrage geht ein, Kontakt wird angelegt, Termin wird vorgeschlagen. Ein KI-Agent ist ein KI-Assistent für eine eng umrissene Aufgabe, zum Beispiel Anfragen sortieren oder Rückfragen aus einer Wissensdatenbank beantworten. Er arbeitet nach festen Regeln und meldet sich bei Unsicherheit bei einem Menschen.

Wo im Büro Zeit verloren geht

In den Projekten, die wir kennen, tauchen immer wieder dieselben drei Stellen auf.

Doppelerfassung. Vertrieb, Service und Marketing führen jeweils ihr eigenes Programm. Dieselben Kundendaten werden mehrfach getippt, und keiner weiß, welche Fassung stimmt. Bei sundependent, einem Anbieter von Solarenergie und Wärmepumpen, verursachten fünf unverbundene Systeme genau das: Mehrfacherfassung und Medienbrüche zwischen Büro und Baustelle.

Medienbrüche. Ein Medienbruch entsteht, wenn Information von einem Träger auf den nächsten wechselt: vom Zettel auf der Baustelle ins Büroprogramm, vom Anruf in die Notiz, von der Mail in die Tabelle. An jeder dieser Stellen kostet es Zeit, und an jeder kann etwas verloren gehen.

Liegen gebliebene Anrufe und Anfragen. Wer im Tagesgeschäft steckt, nimmt nicht jedes Telefon ab und beantwortet nicht jede Mail am selben Tag. Bei KUNZE Bühnen, einem Anbieter für Maschinenverkauf und -vermietung, gingen unbeantwortete Anrufe unter, und wiederkehrende Rückfragen banden immer wieder dieselben Leute. Bei FarmInsect, einem Agrartechnologie-Unternehmen, liefen Kontaktbewertung, Aufgaben und Vertriebsübergaben weitgehend von Hand, sodass qualifizierte Kontakte leicht liegen bleiben konnten.

Das Muster dahinter ist immer gleich: Kein einzelner Schritt ist schwierig, aber es sind viele, und sie hängen an Menschen, die eigentlich verkaufen, beraten oder bauen sollen. Eine Geschäftsführung bemerkt das selten als Problem, sondern als Gefühl, dass das Team ständig beschäftigt ist und trotzdem Dinge liegen bleiben.

Wo das bei Ihnen am meisten kostet, wissen Sie vermutlich schon ungefähr. Wir prüfen es, bevor wir etwas bauen. Nicht jeder Ablauf lohnt die Automatisierung, und was selten vorkommt, bleibt oft besser Handarbeit.

Was wir konkret übernehmen

Prozessaufnahme und Potenzialanalyse. Wir lassen uns zeigen, wie ein Vorgang heute tatsächlich läuft, vom Eingang bis zum Abschluss, und halten fest, wo Zeit verloren geht. Dazu gehört eine Rangliste: welche Abläufe sich nach eingesparten Stunden lohnen und welche nicht. Das ist der Teil, der in einem Automations-Check beginnt und ohne Bauauftrag für sich stehen kann.

Systeme verbinden. Wir koppeln CRM (das Programm für Kundenkontakte und Anfragen), ERP (das Programm für Aufträge, Lager und Rechnungen), E-Mail, Kalender, Tabellen und Werbekonten, sodass Daten nur einmal erfasst werden und von selbst dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Aus Insellösungen wird eine durchgängige Kette.

KI-Agenten für Routine. Ein Agent übernimmt eine abgegrenzte Aufgabe: eingehende Anfragen einordnen, Kontakte nach Ihren Kriterien bewerten, Berichte schreiben, Leads vorbereiten, Rückfragen beantworten. Er basiert auf Modellen wie Claude oder ChatGPT, bekommt feste Regeln und feste Kontrollpunkte und darf nur das, wofür wir ihn gebaut haben.

Wissensdatenbank. Antworten, die Ihre Leute heute immer wieder aus dem Kopf geben, stehen an einer zentralen Stelle. Agenten und Kollegen greifen auf dieselbe Quelle zurück. Das entlastet erfahrene Mitarbeiter und macht Antworten einheitlich.

Telefon- und Anfrage-Annahme. Anrufe und Anfragen werden erfasst, dem richtigen Vorgang zugeordnet und mit einer Antwort oder einem Terminvorschlag bedient, sodass keiner im Tagesgeschäft untergeht. Wie viel davon automatisch läuft und wo ein Mensch übernimmt, legen wir mit Ihnen fest.

Rückverfolgung. Ein Rückverfolgungssystem ordnet jede Anfrage ihrer Herkunft zu, auch telefonische über Call-Tracking, also die Zuordnung eines Anrufs zur Anzeige oder Seite, die ihn ausgelöst hat. Im CRM sehen Sie dann, welche Anfrage von wo kam und was daraus geworden ist. Das verbindet Automation mit Ihrer Kundengewinnung: Sie sehen, welche Kanäle Aufträge bringen und nicht nur Klicks.

Betrieb. Automationen laufen nicht für immer von allein. Schnittstellen ändern sich, Abläufe verschieben sich, Ausnahmen tauchen auf. Wir überwachen die Abläufe, behandeln Fehler und passen an. Das ist der Unterschied zu einer Lösung, die nach der Übergabe still veraltet.

Wer entscheidet: Freigaben, Protokoll und Ihre Daten

Die häufigste Sorge ist berechtigt: Was, wenn die KI etwas Falsches tut? Unsere Antwort ist eine Aufteilung. Die KI arbeitet dort, wo eine Aufgabe sich wiederholt und ein Fehler günstig zu korrigieren ist. Ein Mensch gibt dort frei, wo ein Fehler Geld, Vertrauen oder eine rechtliche Folge kostet.

KI arbeitet selbstständig bei:

• Anfragen sortieren und Vorgängen zuordnen
• Kontakte nach Ihren Kriterien bewerten
• Daten zwischen Systemen übertragen
• Eingangsbestätigungen und Terminvorschläge senden
• Rückfragen aus der Wissensdatenbank beantworten
• Berichte und Zusammenfassungen vorbereiten

Ein Mensch gibt frei bei:

• Angeboten, Preisen und Konditionen
• allem, was Verträge oder Zusagen an Kunden betrifft
• Fällen, die der Agent selbst als unsicher einstuft
• Texten, die in Ihrem Namen nach außen gehen und nicht nach festem Muster entstehen
• Änderungen an den Regeln, nach denen ein Agent arbeitet

Die genaue Linie ziehen wir pro Ablauf gemeinsam mit Ihnen, denn sie hängt von Ihrem Geschäft ab. Bei einer einfachen Rückfrage liegt sie anders als bei einer Anfrage mit hohem Auftragswert.

Zwei Mechanismen sorgen dafür, dass die Aufteilung hält. Erstens hat jeder Agent Kontrollpunkte: Unsichere Fälle gehen an einen Menschen, statt dass der Agent rät. Zweitens wird jede Aktion protokolliert. Sie können später nachsehen, was ein Agent wann getan hat und auf welcher Grundlage. Das ist auch die Voraussetzung, um Regeln zu verbessern: Wer nicht sieht, wo ein Agent danebenlag, kann ihn nicht nachschärfen.

Daten und Systeme bleiben bei Ihnen. Wir bauen auf den Systemen auf, die Sie schon nutzen, und führen keine zweite Datenhaltung ein, die Sie später nicht mehr loswerden. Wo Ihre Daten bei einem Projekt verarbeitet werden, legen wir je Projekt fest, einschließlich Anbieter und Speicherort. Sensible Daten verarbeiten wir nur mit einer passenden vertraglichen Grundlage. Bei personenbezogenen Daten ist das in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag, den wir vor dem Start mit Ihnen abschließen.

So arbeiten wir: vier Schritte mit greifbarem Ergebnis

1. Erstgespräch. 30 Minuten. Wir klären Ziel und Ausgangslage und ob wir der richtige Partner sind. Ergebnis: eine gemeinsame Einschätzung, ob eine Potenzialanalyse sich lohnt.

2. Potenzialanalyse. Wir nehmen die Abläufe auf, an denen bei Ihnen Zeit verloren geht, und bewerten sie nach eingesparten Stunden. Ergebnis: eine Liste der Abläufe mit Rangfolge und der Ausgangswert je Ablauf, an dem wir später messen. Mit dieser Liste können Sie auch ohne uns weitermachen.

3. Aufbau und Probebetrieb. Wir verbinden die Systeme und bauen die Agenten für den Ablauf an der Spitze der Liste. Bevor ein Ablauf voll läuft, prüfen wir ihn an echten Fällen mit Freigabe durch Ihr Team. Ergebnis: ein laufender Ablauf mit dokumentierten Regeln, Kontrollpunkten und Protokoll.

4. Betrieb und Ausbau. Wir überwachen, beheben Fehler und passen an. Danach nehmen wir den nächsten Ablauf der Liste in Angriff, oder Sie entscheiden, dass es genug ist. Ergebnis: ein Bericht in Klartext, was lief, was nicht und was als Nächstes kommt.

Wir bauen in dieser Reihenfolge, einen Ablauf nach dem anderen, weil jeder fertige Ablauf Ihnen zeigt, ob der Ansatz bei Ihnen trägt, bevor Sie mehr investieren.

Woran wir Erfolg messen

Wir messen drei Größen, und alle drei beginnen mit einem Wert vor dem Start.

Eingesparte Stunden. Wie viel Zeit ein Ablauf vorher gekostet hat und wie viel nachher. Der Ausgangswert entsteht in der Potenzialanalyse, nicht aus dem Gedächtnis hinterher. Ohne ihn wäre jede Einsparung eine Behauptung.

Bearbeitungszeit. Wie lange ein Vorgang vom Eingang bis zum Abschluss dauert, etwa von der Anfrage bis zum Angebot. Sie zeigt, ob Kunden schneller eine Antwort bekommen, und das merken sie.

Verlorene Anfragen. Wie viele Anrufe und Anfragen unbeantwortet bleiben oder nie in einem Vorgang landen. Das ist die Zahl, die man im Alltag am schlechtesten sieht, weil verlorene Anfragen keine Spuren hinterlassen. Erst die Rückverfolgung macht sie sichtbar.

Dazu kommt ein Blick auf die Folgen: Steigt die Zahl der Abschlüsse, sinkt der Aufwand pro Vorgang? Welche dieser Größen für Sie die wichtigste ist, entscheiden wir in der Potenzialanalyse. Ein Betrieb mit vielen Telefonanfragen schaut zuerst auf verlorene Anrufe, ein Betrieb mit langen Angebotswegen auf die Bearbeitungszeit.

Zusagen zu einer bestimmten Einsparung machen wir vorab nicht. Was wir zusagen, ist die Messung: ein Ausgangswert, ein Vergleich nach der Umsetzung und ein Bericht, den Sie nachrechnen können.

Ergebnisse aus Projekten

Diese Zahlen stammen aus Projekten unseres Teams. Sie zeigen, was in jenen Fällen möglich war, und sind keine Prognose für Ihren Betrieb. Jeder Ablauf, jede Systemlandschaft und jede Ausgangslage ist anders.

Florian Kunze, Geschäftsführer von KUNZE Bühnen, fasst es so zusammen: „Durch die KI- und Prozessautomatisierung konnten wir unsere relevanten Teams um rund 40 Prozent entlasten.“

Bei sundependent liest sich dieselbe Wirkung im Büroalltag. Veysel Akyol, Geschäftsführer, sagt: „Die neuen Abläufe sparen unserem dreiköpfigen Büroteam rund 22 Arbeitsstunden pro Woche. Büro, Vertrieb und Baustelle arbeiten heute deutlich besser zusammen.“

Zwei Beobachtungen aus der Tabelle. Erstens liegen die Einsparungen dort, wo Systeme zusammengeführt wurden und nicht dort, wo eine einzelne KI-Funktion eingeschaltet wurde. Zweitens zeigt der Fall Andres Gabelstapler, dass Automation und Anfragen zusammenhängen: Wer Anfragen schneller und einheitlich bearbeitet, kann mehr davon bewältigen. Die Projekte zu Recruiting, Werbung und Website finden Sie unter Projekte.

Was den Aufwand bestimmt

Preise nennen wir nach der Potenzialanalyse, weil erst dann feststeht, was zu bauen ist. Diese Faktoren bestimmen den Aufwand:

Die Zahl der Abläufe. Jeder Ablauf, der automatisiert wird, ist eine eigene Aufgabe mit eigenen Regeln und eigenen Tests. Ein einzelner Ablauf ist ein kleiner Einstieg, viele Abläufe sind ein Programm.

Die Zahl der Systeme. Jedes System, das angebunden wird, bedeutet Arbeit bei der Verbindung und beim Betrieb. Fünf getrennte Programme, wie bei sundependent, verlangen mehr als zwei.

Die Qualität der Anbindung. Manche Systeme haben saubere Schnittstellen, andere kaum. Bei älteren Programmen ohne Schnittstelle kostet jede Verbindung mehr Aufwand.

Der Zustand der Daten. Doppelte Einträge, uneinheitliche Schreibweisen und fehlende Pflichtfelder müssen bereinigt werden, bevor ein Agent damit arbeitet. Sonst automatisiert er die Fehler mit.

Der Grad der Autonomie. Ein Agent, der Vorschläge macht, die ein Mensch freigibt, ist einfacher als einer, der selbstständig in mehreren Systemen handelt. Je mehr er darf, desto mehr Regeln, Tests und Kontrollpunkte braucht er.

Wissensbestand und Telefonie. Eine Wissensdatenbank muss gefüllt werden, und die Anrufannahme muss an Ihre Telefonanlage angebunden werden. Beides hängt davon ab, wie viel Material schon vorliegt und was Ihre Anlage hergibt.

Der Betrieb. Je mehr Abläufe laufen und je öfter sich bei Ihnen etwas ändert, desto mehr Pflege braucht das System.

Wenn Ihr Team mitarbeitet, etwa durch Zugänge, Zeit für Rückfragen und eine Person für Freigaben, sinkt der Aufwand auf unserer Seite. Wer alles abgeben will, bekommt es auch, braucht aber mehr Budget.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen KI-Automation und einer normalen Automatisierung?

Eine klassische Automatisierung folgt starren Wenn-dann-Regeln: Geht eine Mail mit einem bestimmten Betreff ein, wird ein bestimmter Vorgang angelegt. Sie scheitert, sobald etwas anders formuliert ist. Ein KI-Agent versteht Texte, sortiert Anfragen auch bei freier Formulierung und beantwortet Rückfragen aus einer Wissensdatenbank. Die Verbindung zwischen den Systemen bleibt eine feste Kette, die KI übernimmt die Teile, in denen Sprache im Spiel ist. Beides zusammen ergibt die Abläufe, die wir bauen.

Brauchen wir eigene Entwickler oder eine IT-Abteilung?

Nein. Wir bauen, betreiben und passen an. Von Ihrer Seite brauchen wir Zugänge zu den betroffenen Systemen, einen Ansprechpartner für Rückfragen und jemanden, der Freigaben erteilt. Das ist eine Aufgabe für eine Person aus dem Büro oder der Geschäftsführung, nicht für einen Programmierer.

Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?

Jeder Agent hat Kontrollpunkte. Unsichere Fälle gehen an einen Menschen, statt dass der Agent rät, und alles, was Geld oder Zusagen betrifft, braucht eine Freigabe. Jede Aktion wird protokolliert, sodass sich ein Fehler zurückverfolgen und die Regel anpassen lässt. Ausschließen lässt sich ein Fehler nie, auch nicht bei Menschen. Das System ist so gebaut, dass er auffällt und günstig zu korrigieren ist.

Wo laufen unsere Daten?

Das legen wir je Projekt fest, einschließlich Anbieter und Speicherort, und stimmen es vor dem Start mit Ihnen ab. Sensible Daten verarbeiten wir nur mit passender vertraglicher Grundlage. Bei personenbezogenen Daten gehört dazu in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir bauen auf Ihren bestehenden Systemen auf und führen keine zweite Datenhaltung ein, die nur bei uns liegt.

Mit welchen Systemen können Sie arbeiten?

Mit den gängigen Systemen für Kundenverwaltung, Auftragsabwicklung, E-Mail, Kalender, Telefonie und Tabellen, soweit sie eine Anbindung zulassen. Welche das bei Ihnen sind und wie gut die Anbindung geht, klären wir im Automations-Check. Bei sehr alten Programmen ohne Schnittstelle sagen wir offen, wenn eine Verbindung zu aufwendig wäre, und schlagen eine Alternative vor.

Welche KI-Modelle setzen Sie ein?

Unter anderem Claude und ChatGPT. Welches Modell für welche Aufgabe passt, entscheiden wir je Ablauf: nach Qualität bei der Aufgabe, nach Datenschutzanforderungen und nach Betriebsaufwand. Die Modelle ändern sich schnell, deshalb bauen wir die Abläufe so, dass sich ein Modell austauschen lässt, ohne dass der ganze Ablauf neu entstehen muss.

Wie schnell sparen wir Zeit, und können Sie eine Einsparung zusagen?

Ein Zeitfenster und eine Einsparung können wir seriös erst nach der Potenzialanalyse nennen, und auch dann als Einschätzung, nicht als Garantie. Wie viel ein Ablauf bringt, hängt von Ihren Daten, Ihren Systemen und Ihrem Team ab. Die Projekte oben zeigen, was in jenen Fällen erreicht wurde. Zusagen können wir die Messung: Ausgangswert vorher, Vergleich nachher, nachvollziehbar dokumentiert.

Ersetzt das Mitarbeiter im Büro?

Das Ziel ist Entlastung. Der Ansatz ist, dass Ihre Leute weniger tippen, kopieren und nachtelefonieren und mehr beraten, verkaufen und entscheiden. KUNZE Bühnen beschreibt das Ergebnis als rund 40 Prozent Entlastung der relevanten Teams. Welche Konsequenzen Sie aus frei werdender Zeit ziehen, entscheiden Sie. Für uns ist wichtig, dass ein Ablauf nur automatisiert wird, wenn die Menschen, die ihn heute ausführen, im Projekt mitreden.

Wenn Sie wissen wollen, welche Abläufe bei Ihnen am meisten Zeit kosten, beginnen wir mit dem Erstgespräch: 30 Minuten, in denen wir Ihre Ausgangslage klären und gemeinsam entscheiden, ob eine Potenzialanalyse sich lohnt. Wer lieber zuerst die Strategie klären möchte, findet die passende Leistung unter Beratung. Das Gespräch vereinbaren Sie über Kontakt.