Beratung: KI im Marketing.

Wenn Ihr Marketing-Team KI nutzen soll, fehlen selten Werkzeuge. Es fehlt eine Entscheidung, wofür. Wir liefern diese Entscheidung: Wir analysieren Ihre Abläufe, benennen die Aufgaben, bei denen KI Stunden spart, legen Werkzeuge und Regeln fest und bringen Ihr Team in die Lage, damit selbst zu arbeiten. Sie bekommen keine Trendpräsentation, sondern eine Liste mit Prioritäten, eine Strategie auf wenigen Seiten und ein Team, das nach den Workshops mit seinen eigenen Aufgaben geübt hat.

Das richtet sich an Geschäftsführung und Marketingleitung im Mittelstand, die ihr Marketing nicht auslagern wollen. Manche bauen ein Team um, manche bauen es neu auf. In beiden Fällen gilt: Erst klären, dann kaufen.

Warum viele KI-Projekte im Marketing versanden

Das Muster ist fast immer dasselbe. Jemand im Team probiert ein Sprachmodell aus, ein Kollege abonniert ein zweites Werkzeug, die Geschäftsführung bucht einen Vortrag. Nach einiger Zeit nutzt jeder ein anderes Werkzeug auf eine andere Art. Niemand weiß, was es gebracht hat, und niemand kann sagen, welche Texte unter Aufsicht entstanden sind und welche nicht.

Dahinter stecken vier wiederkehrende Ursachen.

Es gibt keine Ausgangsmessung. Wer nicht weiß, wie lange eine Aufgabe heute dauert, kann nicht zeigen, dass sie mit KI schneller geht. Wie viele Stunden ein Monatsbericht oder ein Newsletter heute kostet, muss vor dem Start auf dem Tisch liegen, sonst bleibt der Nutzen eine Behauptung.

Die Werkzeuge kommen vor der Aufgabe. Das Werkzeug wird ausgewählt, weil es gerade im Gespräch ist, nicht weil eine konkrete Aufgabe es verlangt. Dann sucht das Team nachträglich einen Zweck.

Es gibt keine Regeln. Ohne Freigabeschritte landen ungeprüfte Texte im Kundenkontakt. Ohne Datenschutzvorgabe landen Kundendaten in Eingabefenstern, in die sie nicht gehören.

Es gibt keinen Verantwortlichen. Wenn KI „alle ein bisschen" nutzen, pflegt niemand die Vorlagen, niemand prüft die Qualität und niemand zieht Konsequenzen, wenn etwas schiefgeht.

Eine Beratung setzt an genau diesen vier Stellen an. Sie ersetzt nicht die Arbeit Ihres Teams, sie gibt ihr einen Rahmen.

Was wir in der Beratung konkret übernehmen

Wir arbeiten mit sechs Bausteinen. Sie können alle buchen oder einzelne.

Potenzialanalyse. Wir nehmen Ihre Marketing-Abläufe auf: Wer macht was, wie oft, wie lange, mit welchen Systemen. Das Ergebnis ist eine konkrete Liste, an welchen Stellen KI Stunden spart, geordnet nach Nutzen und Aufwand. Die Analyse sagt auch, wo KI nichts bringt. Das ist ebenso wichtig, weil Sie dort keine Zeit verlieren.

KI-Strategie mit Prioritäten. Ziele, Werkzeuge, Regeln und Verantwortlichkeiten, festgehalten auf wenigen Seiten. Die Strategie legt fest, womit Sie anfangen, was warten kann und was Sie bewusst nicht tun.

Werkzeugauswahl, anbieteroffen. Wir empfehlen Werkzeuge nach Aufgabe statt nach Hype. Passt ein Werkzeug, das Sie schon bezahlen, nehmen wir dieses.

Marketing-Team-Setup. Rollen, Prozesse und Werkzeuge für ein Team, das mit KI arbeitet, intern oder hybrid mit einer Agentur. Wir klären, wer Inhalte freigibt, wer die Vorlagen pflegt, wer Daten und Zugänge verwaltet und welche Aufgaben im Haus bleiben.

Workshops und Schulung. Praxis-Workshops für Ihr Team, mit Ihren eigenen Aufgaben als Übungsmaterial. Ihr Team schreibt im Workshop keinen Beispieltext über Gartenmöbel, sondern den nächsten echten Newsletter. Dazu entstehen Prompt-Bibliotheken: Vorlagen für Aufgaben, die sich wiederholen, damit nicht jeder bei null anfängt.

Begleitung der ersten Umsetzung. Die erste Zeit nach den Workshops entscheidet, ob das Gelernte hält. Wir bleiben für diese Phase ansprechbar, prüfen die ersten Ergebnisse mit Ihnen und passen Vorlagen und Regeln an, wenn der Alltag sie widerlegt.

Beratung oder Umsetzung durch uns: Wann passt was?

Nicht jedes Unternehmen will auslagern. Andere wollen genau das und brauchen keine Beratung. Die Entscheidung hängt an drei Fragen: Wer soll die Arbeit in einem Jahr machen? Wie viel Fachwissen ist im Team vorhanden? Wie wichtig ist Ihnen, dass das Wissen im Haus bleibt?

Viele Kunden starten mit der Beratung und geben danach einzelne Leistungen an uns ab. Das ist ein üblicher Weg und kein Muss. Ein Überblick über alle Leistungen steht unter Leistungen.

Wie Umsetzung aussieht, zeigen drei Projekte aus unserer Arbeit. Bei sundependent, einem Anbieter für Solarenergie und Wärmepumpen, waren fünf unverbundene Systeme der Ausgangspunkt. Das Ergebnis laut Projektseite: Reduktion von 5 auf 1 System und 22 Stunden Büroarbeit pro Woche in einem dreiköpfigen Team eingespart (Projekt sundependent). Bei KUNZE Bühnen nennt das Projekt 40 % weniger Belastung der relevanten Teams. Florian Kunze, Geschäftsführer, sagt dazu: „Durch die KI- und Prozessautomatisierung konnten wir unsere relevanten Teams um rund 40 Prozent entlasten." (Projekt KUNZE Bühnen). Das sind Umsetzungsprojekte. Sie zeigen, wie groß der Hebel sein kann, wenn Abläufe sauber verbunden sind, und welche Art von Zahl sich dafür ermitteln lässt. Eine Beratung verspricht diese Zahlen nicht. Sie schafft die Grundlage, auf der Ihr Team ähnliche Zahlen für sich selbst erarbeiten kann.

Welche Regeln KI im Marketing-Team braucht

Ein Team, das mit KI arbeitet, braucht Regeln, die auf eine Seite passen. Wir erarbeiten sie mit Ihnen, weil nur Regeln gelebt werden, die das Team mitentschieden hat. Vier Punkte gehören fast immer dazu.

Freigaben. Jeder Text, jedes Bild und jede Auswertung, die das Haus verlässt, wird von einem Menschen geprüft. Wir legen fest, wer prüft, nach welchen Kriterien und was dokumentiert wird. KI liefert Entwürfe und Vorschläge, Menschen entscheiden.

Eingabedaten. Welche Informationen dürfen in ein KI-Werkzeug, welche nicht? Eine einfache Dreiteilung hilft: öffentlich, intern, vertraulich. Personenbezogene Daten gehören nur in Werkzeuge, mit deren Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.

Quellen und Fakten. Zahlen, Zitate und Behauptungen aus KI-Antworten werden gegen die Originalquelle geprüft, bevor sie veröffentlicht werden. Sprachmodelle formulieren überzeugend, auch wenn die Aussage falsch ist.

Kennzeichnung und Ton. Wann wird KI-Einsatz offengelegt, und wie bleibt der Text im Ton Ihres Hauses? Das hängt von Kanal und Zielgruppe ab.

Zur rechtlichen Einordnung, einmal sachlich: Die Datenschutz-Grundverordnung gilt, sobald personenbezogene Daten in ein Werkzeug gelangen, und verlangt dafür eine Rechtsgrundlage und in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689) verpflichtet in Artikel 4 Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu sorgen. Diese Pflicht gilt nach der Verordnung seit dem 2. Februar 2025. Ob und wie sie Ihr Unternehmen betrifft, und ob sich der Wortlaut zwischenzeitlich geändert hat, prüfen Sie vor der Umsetzung mit Ihrer Rechtsberatung. Wir beraten zu Marketing, nicht zum Recht. Wir halten die Regeln so, dass Ihre Rechtsberatung sie prüfen und ergänzen kann.

So arbeiten wir: fünf Schritte mit greifbarem Ergebnis

Jeder Schritt endet mit einem Dokument oder einem Ergebnis, das Sie in der Hand haben.

1. Erstgespräch. 30 Minuten. Wir klären Ziel, Ausgangslage und ob wir der richtige Partner sind. Ergebnis: Sie wissen, ob und in welchem Umfang eine Zusammenarbeit sinnvoll ist, und wir wissen, was Sie erreichen wollen.

2. Potenzialanalyse. Wir nehmen die Abläufe Ihres Marketings auf, im Gespräch mit denen, die sie ausführen. In der Regel dauert das wenige Wochen, abhängig von der Größe des Teams und der Zahl der Abläufe. Ergebnis: eine Liste mit den Aufgaben, bei denen KI Stunden spart, mit Schätzung von Nutzen und Aufwand und einer Empfehlung, womit Sie beginnen.

3. KI-Strategie. Aus der Analyse leiten wir ab, welche Ziele Sie verfolgen, welche Werkzeuge dazu passen und wer wofür zuständig ist. Ergebnis: eine Strategie auf wenigen Seiten, dazu die Regeln für Freigabe und Datenschutz.

4. Team-Setup und Workshops. Wir legen Rollen und Prozesse fest und schulen Ihr Team an den echten Aufgaben aus Schritt 2. Ergebnis: Rollenbeschreibungen, ein Prozessablauf je Kernaufgabe und die ersten Prompt-Vorlagen, die Ihr Team selbst getestet hat.

5. Begleitung der ersten Umsetzung. Ihr Team arbeitet, wir schauen mit. Wir prüfen Ergebnisse, korrigieren Vorlagen und klären offene Fragen. Ergebnis: Vorlagen und Regeln, die im Alltag erprobt sind, und eine Entscheidung von Ihnen, was als Nächstes kommt, mit oder ohne uns.

Jeder Schritt ist in sich abgeschlossen. Wie weit Sie gehen, entscheiden Sie nach dem jeweiligen Ergebnis.

Was ein Projekt mit Schulung zeigt: ERGO Pro Geschäftsstelle Köln

Ein belegtes Beispiel für Einführung mit Schulung stammt von der ERGO Pro Geschäftsstelle Köln, einer Geschäftsstelle aus der Versicherungsbranche. Das Projekt lief über 12 Monate. Es umfasste ein zentrales CRM für Marketing, Vertrieb und Service, die Vertriebs-App „Strukitool", die Einführung von Microsoft Teams und Zoom sowie Workshops und Schulungen zur Systemnutzung. Es war kein KI-Projekt, zeigt aber das Muster, das auch bei KI gilt: Neue Systeme allein ändern wenig, solange das Team nicht geschult ist und die Abläufe nicht angepasst sind. Die Projektseite nennt als Ergebnisse +240 % generierte Leads pro Kunde, +50 % mehr Geschäfte mit Neukunden und +50 % Automatisierung von Vertrieb und Marketing (Projekt ERGO).

Wir ziehen daraus keine Garantie für Ihr Unternehmen. Wir ziehen daraus eine Arbeitsweise: Werkzeuge, Prozesse und Schulung werden zusammen geplant, nicht nacheinander und nicht von verschiedenen Stellen.

Woran Sie den Erfolg der Beratung messen

Eine Beratung ist erfolgreich, wenn Ihr Team danach anders arbeitet und Sie das nachweisen können. Wir vereinbaren deshalb vor dem Start, woran wir den Erfolg messen. Vier Größen haben sich als sinnvoll erwiesen.

Zeit je Aufgabe, vorher und nachher. Für die priorisierten Kernaufgaben messen wir die Bearbeitungszeit vor der Einführung und danach. Die Projekte oben zeigen, wie solche Werte aussehen können: 22 Stunden pro Woche bei sundependent, 40 % weniger Belastung bei KUNZE Bühnen. Welcher Wert für Sie realistisch ist, ergibt die Potenzialanalyse. Ein Versprechen vorab geben wir nicht.

Anteil der Aufgaben mit Vorlage und Regel. Wie viele der priorisierten Aufgaben laufen nach einer abgestimmten Vorlage mit definierter Freigabe? Diese Zahl zeigt, ob aus dem Konzept ein Arbeitsalltag geworden ist.

Nutzung im Team. Wie viele Teammitglieder arbeiten tatsächlich nach den Vorlagen? Ein Konzept, das nur der Marketingleiter kennt, hat nichts verändert.

Qualität der Ergebnisse. Wie oft müssen Freigeber Texte zurückweisen, und aus welchen Gründen? Steigt die Quote, stimmt etwas mit den Vorlagen nicht. Sinkt sie, lernt das Team.

Wir halten die Ausgangswerte schriftlich fest und messen nach der Begleitphase erneut. Zielwerte setzen wir gemeinsam, nachdem die Analyse vorliegt, und nicht vorher.

Was den Aufwand bestimmt

Preise nennen wir nach dem Erstgespräch, weil der Zuschnitt den Aufwand bestimmt. Diese Faktoren entscheiden:

• Größe des Teams. Mehr Personen bedeuten mehr Gespräche in der Analyse und mehr Workshop-Termine.
• Zahl der Abläufe. Ein Team mit wenigen Kernprozessen ist schneller durchleuchtet als eines mit vielen.
• Zustand der Systeme. Sind Daten und Zugänge geordnet, startet die Arbeit zügig. Müssen Sie zuerst Ordnung schaffen, kommt das dazu.
• Umfang der Regelwerke. Wer bereits Datenschutz- und Freigaberegeln hat, braucht weniger Neuentwurf als ein Unternehmen, das bei null beginnt.
• Tiefe der Schulung. Ein Workshop pro Team ist etwas anderes als mehrere Runden für verschiedene Rollen.
• Länge der Begleitung. Kurze Rückfragen kosten weniger als eine Begleitung über längere Zeit.
• Eigenanteil. Je mehr Ihr Team zuliefert, vorbereitet und selbst dokumentiert, desto geringer der Aufwand auf unserer Seite.

Der kleinste sinnvolle Einstieg ist die Potenzialanalyse. Sie ist in sich abgeschlossen, und Sie können mit dem Ergebnis auch ohne uns weitermachen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Potenzialanalyse?

In der Regel wenige Wochen. Wie lang es im Einzelfall wird, hängt von der Größe Ihres Teams und der Zahl der Abläufe ab. Den Zeitrahmen nennen wir nach dem Erstgespräch, wenn wir wissen, wie viele Personen und Prozesse wir einbeziehen. Die Analyse braucht Zeit von Ihrem Team, weil wir Abläufe mit denen besprechen, die sie täglich ausführen.

Können Sie nach der Beratung auch umsetzen?

Ja. Viele Kunden starten mit der Beratung und geben danach einzelne Leistungen an uns ab, zum Beispiel Werbekonten, Inhalte für die Suche oder Automatisierungen. Das ist ein Angebot und keine Bedingung. Sie können die Ergebnisse der Beratung auch mit einem anderen Dienstleister oder allein umsetzen.

Brauchen wir dafür schon ein Marketing-Team?

Nein. Die Beratung funktioniert auch für Unternehmen, die ihr Team erst aufbauen. Dann klären wir, welche Rollen Sie brauchen, welche Aufgaben sich mit KI verschlanken lassen und welche Teile im Haus liegen sollten. Ein hybrides Modell mit externer Unterstützung ist dabei eine Möglichkeit, aber nicht die einzige.

Welche Werkzeuge empfehlen Sie?

Das hängt von der Aufgabe ab. Wir wählen nach Anforderung statt nach Anbieter und prüfen dabei auch, was Sie bereits im Haus haben. Entscheidend sind Datenschutz, Kosten, Bedienbarkeit im Team und die Frage, ob sich das Werkzeug in Ihre vorhandenen Systeme einfügt. Die Auswahl richtet sich nach der Aufgabe.

Wie gehen Sie mit Datenschutz und dem EU AI Act um?

Wir bauen Regeln so auf, dass Ihre Rechtsberatung sie prüfen kann: Welche Daten in welches Werkzeug dürfen, wer freigibt, wie Einsatz dokumentiert wird. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, und wir geben keine. Die Pflichten aus der KI-Verordnung und der Datenschutz-Grundverordnung klärt Ihre Rechtsberatung für Ihren Fall. Wir sorgen dafür, dass die Marketing-Seite der Regeln belastbar ist.

Entscheidet die KI dann über unsere Strategie?

Nein. KI-Werkzeuge liefern Auswertungen, Entwürfe und Vorschläge. Über Ziele, Budget und Botschaften entscheiden Menschen in Ihrem Haus. Das ist auch eine der Regeln, die wir mit Ihnen festhalten: Wer prüft, wer gibt frei, wer verantwortet das Ergebnis.

Was brauchen Sie von uns, damit wir starten können?

Für das Erstgespräch reicht eine Beschreibung Ihrer Ausgangslage und Ihres Ziels. Für die Potenzialanalyse brauchen wir einen Ansprechpartner, Zeit mit den Personen, die Ihre Abläufe tragen, und einen Einblick in die Systeme, die Ihr Marketing nutzt. Für die Workshops brauchen wir echte Aufgaben aus Ihrem Alltag als Übungsmaterial.

Was ist, wenn unser Team skeptisch ist?

Das ist üblich und kein Hindernis. Wir beginnen deshalb mit Aufgaben, die Ihr Team selbst als lästig benennt, und zeigen den Nutzen an dieser Stelle. Wer erlebt, dass eine lästige Routineaufgabe spürbar weniger Zeit kostet, ist überzeugter als nach jedem Vortrag. Wir drängen niemanden: Teile des Teams können später einsteigen, wenn die ersten Vorlagen tragen.

Garantieren Sie Einsparungen?

Nein. Welche Einsparung möglich ist, hängt von Ihren Abläufen, Ihrem Team und Ihrer Disziplin bei der Einführung ab. Wir ermitteln in der Potenzialanalyse, wo der größte Hebel liegt, und messen vorher und nachher. Wer Ihnen vorab eine feste Stundenzahl zusagt, ohne Ihre Abläufe zu kennen, rät.

Wenn Sie wissen wollen, wo KI in Ihrem Marketing Zeit spart und was Ihr Team dafür braucht, beginnen wir mit einem Erstgespräch von 30 Minuten. Sie schildern Ausgangslage und Ziel, wir sagen Ihnen offen, ob eine Beratung der richtige Weg ist oder ob ein anderer Weg besser passt, etwa die Umsetzung durch uns über KI-Automation. Termin vereinbaren Sie über die Kontaktseite.