Mitarbeitergewinnung mit KI.

Wer eine Stelle ausschreibt und wartet, erreicht nur Menschen, die gerade aktiv suchen. Die Fachkraft, die Sie wirklich brauchen, sucht in der Regel nicht. Sie hat eine Stelle, ist halbwegs zufrieden und wechselt nur, wenn ihr jemand ein besseres Angebot an der richtigen Stelle zeigt. Genau dort setzen wir an: Wir sprechen die passende Zielgruppe in Ihrer Region direkt an, bauen eine Bewerbung, die auf dem Handy in wenigen Klicks erledigt ist, und lassen KI die eingehenden Bewerbungen nach Ihren Kriterien sortieren. Wen Sie einladen und einstellen, entscheiden Sie.

Was das konkret heißt, welche Zahlen aus echten Projekten vorliegen und was wir nicht versprechen, steht auf dieser Seite.

Warum Stellenbörsen bei Fachkräften an ihre Grenze stoßen

Eine Stellenanzeige auf einer Jobbörse wird von Menschen gelesen, die dort suchen. Das sind Arbeitssuchende, Berufseinsteiger und Wechselwillige, die ohnehin aktiv sind. Die Fachkraft in einem Engpassberuf, also die Anlagenmechanikerin, der Elektroniker oder die Pflegekraft, ist meist nicht dabei. Sie ist beschäftigt, wird von Mitbewerbern angeschrieben und öffnet keine Jobbörse, solange nichts sie dazu bringt.

Dazu kommt ein zweites Problem, das weniger über die Anzeige als über den Weg danach entscheidet. Viele Bewerbungswege verlangen Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und ein Benutzerkonto. Wer auf dem Smartphone eine Anzeige sieht und dafür am Abend den Laptop aufklappen müsste, bewirbt sich in der Praxis nicht. Jede Hürde vor dem Absenden kostet Bewerbungen, und gerade die Menschen, die nicht dringend wechseln müssen, springen zuerst ab.

Drittens fehlt oft das, was Bewerber vor einer Entscheidung prüfen: Wie sieht der Betrieb aus, was bietet die Stelle wirklich, wer sind die künftigen Kollegen? Eine Anzeige mit einer Standardliste aus Aufgaben und Anforderungen beantwortet diese Fragen nicht. Eine veraltete Website, die niemand mit der Stelle verbindet, tut es auch nicht.

Das Muster kennen wir aus den Ausgangslagen unserer Projekte: Offene Stellen blieben unbesetzt, weil Karriereseiten, ein Bewerbungsweg und ein System hinter der Bewerbung fehlten. Klassische Stellenportale brachten nicht zuverlässig geeignete Fachkräfte. Das ist kein Zeichen, dass der Betrieb unattraktiv ist. Es ist ein Zeichen, dass der Kanal nicht zur Zielgruppe passt.

Was wir konkret übernehmen

Wir bauen kein Einzelstück, sondern eine Kette vom ersten Blick auf die Anzeige bis zum Gespräch mit Ihnen. Jeder Baustein hat ein Ergebnis, das Sie sehen können.

Stellenprofil und Zielgruppe. Wir klären gemeinsam, wen Sie wirklich suchen und was die Stelle bietet: Region, Einsatzbereich, Arbeitszeiten, Ausbildung, Entwicklung. Daraus entsteht ein Stellenprofil in der Sprache der Zielgruppe, nicht im Behördendeutsch einer Stellenbeschreibung. Ergebnis: ein abgestimmtes Profil, das wir für Anzeige, Karriereseite und Ansprache verwenden.

Anzeigen auf Social Media und in Suchmaschinen. Wir schalten Anzeigen dort, wo Ihre Zielgruppe ohnehin unterwegs ist: auf Facebook, Instagram, LinkedIn und Xing, in der Google-Suche und bei Bedarf auf Jobportalen. Die Anzeigen richten wir auf Ihre Region und das Profil aus. Social-Media-Anzeigen erreichen auch Menschen, die nicht aktiv suchen; das ist der wesentliche Unterschied zur Jobbörse. Wie wir Anzeigen auf diesen Plattformen aufsetzen und testen, beschreiben wir ausführlicher unter Meta- und LinkedIn-Anzeigen mit KI. Ergebnis: laufende Kampagnen mit mehreren Anzeigenvarianten je Zielgruppe.

Kurzbewerbung statt Bewerbungsmappe. Der Funnel ist der Weg, den ein Interessent von der Anzeige bis zur Bewerbung geht, Schritt für Schritt. Unserer ist kurz und für das Smartphone gebaut: wenige Klicks, kein Anschreiben, im ersten Schritt auch kein Lebenslauf. Name, Kontakt und ein paar gezielte Fragen genügen. Unterlagen fordern Sie im zweiten Schritt an, wenn beide Seiten ein Gespräch wollen. Ergebnis: ein Bewerbungsweg, den eine Fachkraft nach Feierabend auf dem Sofa in kurzer Zeit abschließt.

Karriereseite und Stellen-Landingpages. Eine Landingpage ist eine einzelne Seite, die genau eine Stelle erklärt und genau ein Ziel hat: die Bewerbung. Dazu gehört bei Bedarf eine überarbeitete Karriereseite oder Website, die Ihren Betrieb als Arbeitgeber zeigt. Wer auf eine Anzeige klickt, will wissen, wie es dort aussieht, und wir sorgen dafür, dass er es findet. Ergebnis: eine Seite je Stelle, die Anzeige und Bewerbung verbindet.

Vorqualifizierung. Eingehende Bewerbungen werden nach den Kriterien sortiert, die Sie festlegen, etwa Qualifikation, Standort, Verfügbarkeit oder Führerschein. Die KI fasst jede Bewerbung zusammen und ordnet sie ein. Sie sehen zuerst, wer voraussichtlich passt, und müssen nicht jede Mail einzeln öffnen. Ergebnis: eine sortierte Liste mit Kurzprofil je Bewerber, in der nichts verschwindet.

Schnelle Rückmeldung. Wer sich bewirbt, will wissen, dass die Bewerbung angekommen ist. Eine automatische Eingangsbestätigung und Terminvorschläge für ein Kennenlernen halten den Kontakt warm, während Ihr Team noch im Tagesgeschäft steckt. Ergebnis: Jeder Bewerber erhält sofort eine Antwort, auch am Wochenende.

Wo KI hilft und wo ein Mensch entscheidet

KI ist im Recruiting gut in Arbeit, die viel Text und viel Wiederholung hat. Sie schreibt Varianten von Anzeigentexten, fasst Bewerbungen zusammen, sortiert nach Kriterien und versendet Bestätigungen. Das spart Stunden, die Ihr Team sonst mit Lesen und Tippen verbringt.

Sie entscheidet nicht, wer eingeladen oder eingestellt wird. Das ist eine feste Regel in unserer Arbeit, kein Zugeständnis. Konkret heißt das:

• Die KI sortiert und fasst zusammen. Sie lehnt niemanden ab. Absagen verschickt Ihr Team oder werden von einem Menschen freigegeben, bevor sie rausgehen.
• Die Kriterien für die Vorqualifizierung legen Sie fest und sehen sie jederzeit ein. Wir arbeiten mit nachvollziehbaren Merkmalen wie Qualifikation, Region und Verfügbarkeit.
• Eine Zusammenfassung ersetzt nicht den Blick in die Unterlagen. Wer nach der Sortierung unten landet, bleibt einsehbar.

Zur Fairness im Bewerbungsverfahren gehört ein sachlicher Hinweis: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet die Benachteiligung von Bewerbern, etwa wegen Geschlecht, Alter oder Herkunft. Deshalb nutzen wir für die Sortierung ausschließlich Kriterien, die mit der Stelle zu tun haben, und lassen persönliche Merkmale außen vor. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihrer Rechtsberatung.

Bewerberdaten sind personenbezogene Daten. Wir verarbeiten sie nur für den Bewerbungsprozess und nach Ihren Vorgaben. Den Rahmen, also welche Daten wir erfassen, wo sie liegen und wann sie gelöscht werden, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

So arbeiten wir mit Ihnen: vier Schritte

Erstgespräch. Dreißig Minuten. Wir klären, welche Stellen offen sind, wen Sie suchen, was bisher versucht wurde und ob wir der richtige Partner sind. Von Ihnen brauchen wir nur die Stellenbeschreibungen und eine Person, die Fragen beantwortet. Am Ende steht fest, ob und womit wir starten.

Analyse. Wir sehen uns Ihre bisherigen Anzeigen, Ihre Website und Ihren Bewerbungsweg an und schauen, wo Bewerber abspringen. Dazu kommt ein Blick auf den Arbeitsmarkt in Ihrer Region und darauf, wie Mitbewerber um dieselben Leute werben. Heraus kommt eine kurze Liste mit dem größten Hebel zuerst, keine Präsentation über Trends.

Umsetzung. Ein fester Ansprechpartner steuert das Projekt. Wir bauen Stellenprofil, Funnel und Landingpages, richten die Vorqualifizierung ein und starten die Kampagnen. KI-Werkzeuge übernehmen Recherche, Textvarianten und die erste Sortierung. Sie geben Texte, Motive und Kriterien frei, bevor etwas online geht. Am Ende laufen die Kampagnen, und Bewerbungen landen sortiert bei Ihnen.

Reporting. Jeden Monat bekommen Sie einen Bericht in Klartext: was lief, was nicht und was als Nächstes kommt. Anzeigen, die nichts bringen, werden ersetzt. Was funktioniert, bekommt mehr Budget. Entscheidungen darüber treffen wir mit Ihnen, nicht über Ihren Kopf hinweg.

Wenn Sie Material haben, hilft das. Echte Fotos vom Betrieb, von Baustellen oder aus der Werkstatt, ein kurzes Video von einem Mitarbeiter, ein paar ehrliche Sätze von Kollegen über die Arbeit: Das überzeugt Bewerber mehr als jedes Stockfoto. Wie wir daraus Beiträge für Ihre Kanäle machen, steht unter Social Media mit KI.

Woran wir Erfolg messen

Recruiting hat drei Zahlen, die Sie selbst nachrechnen können, und wir legen sie vor dem Start fest.

Die Zahl der Bewerbungen allein reicht nicht. Hundert Bewerbungen, auf die keine Stelle passt, sind ein Aufwand und kein Erfolg. Deshalb schauen wir zusätzlich auf den Anteil passender Bewerbungen und darauf, wie viele davon zu einem Gespräch führen. Die Kosten pro Bewerbung zeigen, welcher Kanal und welche Anzeige sich lohnen und welche nicht. Am Ende zählt die Einstellung. Sie liegt bei Ihnen, denn Gespräche und Verträge führen Sie. Damit wir sie auswerten können, brauchen wir von Ihnen eine kurze Rückmeldung pro Bewerber, ob er eingeladen oder eingestellt wurde.

Was wir nicht tun: eine bestimmte Zahl an Bewerbungen oder Einstellungen zusagen. Wie viele Menschen sich melden, hängt von der Stelle, der Region, dem Gehalt und dem Wettbewerb um dieselben Leute ab. Zusagen können wir einen sauberen Aufbau, eine nachvollziehbare Auswertung und ehrliche Berichte.

Ergebnisse aus Projekten

Zwei Projekte aus unserer Arbeit zeigen, was ein aufgebautes System leisten kann. Die Zahlen sind das Ergebnis dieser Projekte, kein Versprechen für Ihren Fall.

Hamm Energietechnik (SHK und Energietechnik). Offene Stellen blieben unbesetzt: Die Website war veraltet, es gab keine Karriereseiten, keinen Bewerbungs-Funnel und kein System hinter der Bewerbung. Wir haben eine neue Website zur Stärkung der Arbeitgebermarke, Stellen-Landingpages und einen Klick-Bewerbungs-Funnel mit einer 60-Sekunden-Bewerbung aufgebaut. Dahinter läuft ein Bewerbermanagement-System mit KI-gestütztem Recruiting-Agent und ein Vorselektionssystem für Kandidaten. Die Kandidatenreise läuft über mehrere Kanäle: Google, Instagram, Facebook, LinkedIn und Xing, Stellenportale, Website und Video.

Geschäftsführer Simon Hamm sagt dazu: „Wir wussten, dass mehr dazu gehört, aber jetzt wissen wir, wie Mitarbeitergewinnung wirklich funktioniert.“ Das ganze Projekt finden Sie unter Hamm Energietechnik.

BDK Industrie (Industriereinigung). Die Website erzeugte kaum Anfragen, und klassische Stellenportale brachten nicht zuverlässig geeignete Fachkräfte. Kunden- und Mitarbeitergewinnung standen unverbunden nebeneinander. Wir haben beides zusammen gedacht und digital neu aufgesetzt, inklusive Arbeitgeberauftritt. Das Ergebnis: mehr als 25 Fachkräfte-Bewerbungen pro Monat und rund 20 Neukundenanfragen pro Monat. Geschäftsführer Ferhat Budak: „Wir erhalten heute monatlich mehr als 25 Bewerbungen von Fachkräften und gleichzeitig rund 20 Neukundenanfragen.“ Mehr dazu unter BDK Industrie.

Beide Projekte stammen aus Betrieben, die Fachkräfte im Handwerk und in der Technik suchen. Wenn Ihr Betrieb in diese Richtung geht, finden Sie weitere Hintergründe unter Handwerk und Gebäudetechnik.

Was den Aufwand bestimmt

Wir nennen hier keine Preise, weil sie vom Zuschnitt abhängen, und den kennen wir erst nach dem Erstgespräch. Was den Aufwand bestimmt, können wir aber sagen.

Die Zahl der Stellen und Berufsgruppen. Eine Stelle in einer Region ist ein überschaubarer Auftrag. Fünf Berufsgruppen an drei Standorten brauchen eigene Profile, eigene Anzeigen und eigene Seiten.

Der Zustand Ihrer Website. Gibt es eine brauchbare Karriereseite oder fehlt sie ganz? Muss die Website erst als Arbeitgeberauftritt neu aufgestellt werden, oder genügen Landingpages je Stelle?

Das vorhandene Material. Echte Fotos, Videos und Aussagen von Mitarbeitern sparen Produktionsaufwand. Fehlt das Material, erstellen wir es mit Ihnen, und das braucht Zeit auf beiden Seiten.

Die Zahl der Kanäle. Jeder zusätzliche Kanal bedeutet eigene Anzeigen, eigene Auswertung und eigene Pflege.

Das System hinter der Bewerbung. Haben Sie bereits ein Bewerbermanagement oder eine Mailbox, die jemand pflegt, oder muss die Verwaltung der Bewerbungen erst aufgebaut werden?

Das Werbebudget für die Anzeigen kommt zusätzlich und fließt direkt an die Plattformen. Es gehört nicht zu unserem Honorar und bleibt für Sie einsehbar. Wie hoch es sein muss, hängt von Region, Beruf und Wettbewerb ab; eine Größenordnung nennen wir nach der Analyse.

Für wen sich das eignet

Das Angebot passt zu Unternehmen mit offenen Stellen, auf die bisher niemand passt. Typisch sind Handwerk, Gebäudetechnik, Pflege, Technik und andere Engpassberufe, in denen Fachkräfte selten von selbst kommen. Es passt auch zu Personalverantwortlichen, die im Bewerbungsaufkommen untergehen und eine Vorsortierung brauchen.

Es passt weniger, wenn Sie eine einzelne Führungsposition besetzen wollen. Dafür bauen wir keine Kampagne, sondern vermitteln auf Wunsch an spezialisierte Personalberater. Wir sind keine Headhunter und sprechen keine einzelnen Kandidaten im Auftrag an. Unser Feld sind Kampagnen und Prozesse für Fach- und Arbeitskräfte.

Häufige Fragen

Entscheidet die KI, wen wir einstellen?

Nein. Die KI sortiert Bewerbungen nach Ihren Kriterien und fasst sie zusammen. Wen Sie einladen, wen Sie ablehnen und wen Sie einstellen, entscheiden Sie. Absagen gehen nicht automatisch raus, sondern werden von einem Menschen freigegeben. Die Kriterien für die Sortierung legen Sie fest, und Sie können sie jederzeit einsehen und ändern.

Wie schnell kommen die ersten Bewerbungen?

Das lässt sich seriös nicht vorhersagen. Wann die erste Bewerbung eingeht, hängt von der Stelle, der Region, den Konditionen und dem Wettbewerb ab. Technisch gehen Kampagnen nach Freigabe von Profil, Texten und Seiten in Betrieb. Wie sich daraus Bewerbungen entwickeln, zeigen die ersten Berichte. Im Projekt Hamm Energietechnik lag die erste Einstellung bei drei Wochen. Das ist ein Projektergebnis und keine Zusage.

Garantieren Sie Einstellungen?

Nein. Wir können Bewerbungen auslösen und den Weg bis zum Gespräch so kurz wie möglich machen. Ob jemand eingestellt wird, hängt vom Gespräch, vom Angebot und von der Entscheidung des Bewerbers ab. Wer Ihnen Einstellungen zusagt, verspricht etwas, das er nicht in der Hand hat. Zusagen können wir einen sauberen Aufbau und eine nachvollziehbare Auswertung.

Was ist mit dem Datenschutz bei Bewerberdaten?

Bewerberdaten sind personenbezogene Daten und werden entsprechend behandelt. Wir verarbeiten sie nur für den Bewerbungsprozess und nach Ihren Vorgaben. Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, welche Daten wir erfassen, wo sie liegen, wer Zugriff hat und wann sie gelöscht werden. Die vertragliche Grundlage dafür klären wir ebenfalls vorab. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Brauche ich dafür ein Bewerbermanagement-System?

Nein, aber es hilft. Ein Bewerbermanagement-System ist eine Software, die Bewerbungen sammelt, ordnet und den Stand je Bewerber festhält. Wer viele Stellen oder viele Bewerbungen hat, gewinnt damit Übersicht. Bei wenigen Stellen reicht oft ein gepflegtes Postfach mit klarer Ordnung. Wir klären im Gespräch, was zu Ihrer Größe passt, und richten es ein, wenn es sich lohnt.

Welche Kanäle nutzen Sie für die Anzeigen?

Je nach Zielgruppe Facebook und Instagram, LinkedIn und Xing, die Google-Suche und bei Bedarf Jobportale. Welche Kanäle sinnvoll sind, hängt vom Beruf ab. Handwerker und Auszubildende erreichen Sie anders als Ingenieure oder Verwaltungskräfte. Wir starten mit den Kanälen, die zur Zielgruppe passen, und prüfen in den Berichten, welche tatsächlich Bewerbungen bringen.

Ist das Headhunting?

Nein. Wir sprechen keine einzelnen Kandidaten im Auftrag an, sondern bauen Kampagnen und Prozesse für Fach- und Arbeitskräfte: Anzeigen, Bewerbungsweg, Seiten und Vorsortierung. Für Führungspositionen vermitteln wir auf Wunsch an spezialisierte Personalberater.

Was brauchen Sie von uns, damit wir starten können?

Für den Anfang reichen die Stellenbeschreibungen, ein Ansprechpartner mit Zeit für Rückfragen und ein Gespräch von dreißig Minuten. Später brauchen wir Zugriff auf Website und Werbekonten, Fotos oder Videos aus dem Betrieb und eine Person, die Texte, Motive und Sortierkriterien freigibt. Außerdem eine kurze Rückmeldung pro Bewerber, ob eingeladen oder eingestellt wurde, damit die Auswertung stimmt.

Wie viel Zeit kostet das mein Team?

Am Anfang etwas mehr, dann deutlich weniger. Im Aufbau brauchen wir Ihre Zeit für das Stellenprofil, die Freigaben und das Material. Im Betrieb übernimmt die Vorsortierung einen Teil der Arbeit, die sonst beim Lesen und Antworten liegt. Ihr Team führt die Gespräche und gibt die Rückmeldungen. Wie viel Zeit das im Einzelnen ist, hängt von der Zahl der Stellen und Bewerbungen ab.

Wenn Sie wissen wollen, ob dieser Weg zu Ihren offenen Stellen passt, beginnen wir mit einem Erstgespräch von dreißig Minuten. Wir klären Stelle, Region und bisherige Versuche und sagen Ihnen ehrlich, ob und womit wir helfen können. Erstgespräch anfragen.